Styret spiller en avgjørende rolle i en organisasjons suksess. For at styret skal fungere optimalt, er det viktig å gjennomføre regelmessige evalueringer av dets ytelse. Styreevalueringer bidrar til kontinuerlig forbedring ved å identifisere styrker og svakheter i styrets arbeid, og ved å peke på områder der styret kan utvikle seg videre.
Hvorfor er styreevalueringer viktige?
Styreevalueringer er en viktig del av god styring fordi de gir styret en mulighet til å reflektere over hvordan de arbeider sammen, hvordan beslutningsprosesser foregår, og om styret bidrar til å oppnå selskapets strategiske mål. Uten regelmessige evalueringer kan styret risikere å falle inn i rutiner som ikke lenger er effektive, eller å overse viktige områder som trenger forbedring.
Evalueringer hjelper styret med å:
- Identifisere forbedringsområder: Evalueringen kan avdekke områder der styret kan bli mer effektivt, enten det gjelder kommunikasjonsprosesser, beslutningstaking eller strategiutvikling.
- Styrke samarbeid: Gjennom evaluering kan styret få innsikt i hvordan medlemmene samarbeider og finne måter å forbedre teamarbeidet på.
- Øke ansvarlighet: Evalueringer skaper en kultur for ansvarlighet der styremedlemmene blir holdt til en høy standard for ytelse.
- Sikre at styret er oppdatert: Styret må jevnlig oppdatere sine ferdigheter og kunnskaper for å kunne takle nye utfordringer og trender i markedet. Evalueringer kan bidra til å identifisere behovet for opplæring eller rekruttering av nye medlemmer med spesifikke ferdigheter.
Hvordan gjennomføre en effektiv styreevaluering
En vellykket styreevaluering krever en strukturert tilnærming. Det finnes flere metoder og tilnærminger for å evaluere styrets ytelse, avhengig av organisasjonens behov og størrelse. Her er noen trinn for å gjennomføre en effektiv styreevaluering:
1. Bestem evalueringens formål
Før du starter evalueringen, er det viktig å tydelig definere hva formålet med evalueringen er. Ønsker styret å evaluere samarbeidet mellom medlemmene? Hvordan styret håndterer risikostyring? Hvorvidt styret bidrar til organisasjonens strategiske mål? Å forstå formålet vil hjelpe deg med å velge riktig metode og fokus for evalueringen.
2. Velg en passende metode
Det finnes flere måter å gjennomføre en styreevaluering på. Noen av de vanligste metodene inkluderer:
- Selvevaluering: Styremedlemmene fyller ut spørreskjemaer eller deltar i diskusjoner for å evaluere sin egen ytelse og styrets samlede prestasjon. Dette gir innsikt i hvordan styremedlemmene opplever sitt eget arbeid.
- Ekstern evaluering: En uavhengig tredjepart, for eksempel en konsulent eller en profesjonell styreleder, intervjuer styremedlemmene og gir en objektiv vurdering av styrets ytelse. Dette kan bidra til å avdekke problemer som styret selv ikke ser.
- Kombinasjonsmetode: Mange selskaper velger en kombinasjon av selvevaluering og ekstern evaluering for å få et mer helhetlig bilde av styrets ytelse.
3. Bruk spørreskjemaer eller intervjuer
For å få mest mulig ut av styreevalueringen, bør du bruke strukturerte verktøy som spørreskjemaer eller intervjuer. Spørreskjemaer kan dekke ulike aspekter av styrets arbeid, inkludert kommunikasjon, strategiutvikling, ledelse, risikostyring, og relasjonen mellom styret og ledelsen. Dette gir deg mulighet til å samle inn data på en systematisk måte.
Intervjuer kan også være svært nyttige for å få dypere innsikt i styremedlemmenes erfaringer og synspunkter. Dette gir rom for åpne diskusjoner og kan avdekke problemområder som kanskje ikke fremkommer i et spørreskjema.
4. Analyser resultatene
Når evalueringen er gjennomført, er det viktig å analysere resultatene grundig. Styret bør diskutere funnene sammen og fokusere på både styrker og svakheter. Hvis evalueringen avdekker utfordringer, bør styret jobbe sammen for å utvikle handlingsplaner for forbedring.
Resultatene bør også sammenlignes med tidligere evalueringer, dersom slike finnes, for å se om styret har gjort fremskritt over tid. Dette gir styret innsikt i hvordan forbedringstiltakene har fungert, og om ytterligere tiltak er nødvendige.
5. Utarbeid en handlingsplan
En evaluering er ikke komplett uten en handlingsplan for å adressere de identifiserte forbedringsområdene. Handlingsplanen bør inneholde konkrete tiltak som skal gjennomføres for å forbedre styrets arbeid, samt en tidsramme for implementering. For eksempel kan det være behov for opplæring i spesifikke emner, endringer i styrets struktur, eller justeringer i hvordan styremøtene gjennomføres.
Styret bør også utpeke ansvarlige personer for oppfølging av de ulike tiltakene i handlingsplanen. Dette sikrer at forbedringsarbeidet faktisk blir gjennomført og at styret blir mer effektivt over tid.
Hvordan sikre kontinuerlig forbedring gjennom styreevalueringer
Kontinuerlig forbedring er en viktig del av enhver styreevaluering. For at evalueringen skal ha en varig effekt, må den brukes som et verktøy for å skape endring og fremdrift. Her er noen måter å sikre kontinuerlig forbedring på gjennom styreevalueringer:
1. Gjør evalueringen til en regelmessig prosess
For å sikre kontinuerlig forbedring bør styreevalueringer gjennomføres regelmessig, for eksempel årlig. Dette gir styret muligheten til å følge med på sin egen utvikling over tid, identifisere nye utfordringer og tilpasse seg endringer i selskapet og markedet.
2. Inkluder evalueringsresultater i styrets strategi
Evalueringsresultatene bør ikke bare diskuteres og deretter legges til side. I stedet bør de brukes aktivt i styrets strategiske planlegging. Hvis evalueringen avdekker behov for forbedringer, bør disse inkluderes i styrets mål og prioriteringer for fremtiden.
3. Oppfølging og ansvarlighet
Forbedring krever handling, og styret må være ansvarlig for å følge opp tiltakene som er identifisert i handlingsplanen. Styrelederen bør sørge for at forbedringsarbeidet blir fulgt opp på hvert styremøte, og at det blir rapportert om fremdrift. Dette sikrer at evalueringen ikke bare blir en formalitet, men faktisk fører til konkrete resultater.
4. Lær av andre
Styreevalueringer kan også være en anledning til å lære av andre selskaper eller organisasjoner. Styret kan dra nytte av eksterne ressurser som rapporter, seminarer eller nettverk for å forstå beste praksis og hvordan andre styrer arbeider med kontinuerlig forbedring. Dette kan gi inspirasjon til nye metoder og tilnærminger for eget forbedringsarbeid.
Styreevalueringer er et kraftig verktøy for å sikre kontinuerlig forbedring i styrets arbeid. Ved å gjennomføre regelmessige evalueringer kan styret identifisere forbedringsområder, styrke samarbeidet mellom medlemmene og sikre at de arbeider effektivt mot selskapets strategiske mål. For at evalueringene skal være mest mulig effektive, er det viktig å bruke strukturerte metoder, være åpne for tilbakemeldinger, og utvikle handlingsplaner som fører til konkrete forbedringer. Med riktig tilnærming vil styreevalueringer bidra til å styrke styrets arbeid og selskapets langsiktige suksess.
