Styreprotokoller er viktige dokumenter i styrearbeid, da de gir en skriftlig oversikt over hva som ble diskutert og besluttet på styremøter. Gode styreprotokoller bidrar til klarhet, ansvarlighet og effektiv oppfølging.
Hva er en styreprotokoll?
En styreprotokoll er et formelt dokument som registrerer hva som skjer på styremøter. Den gir en offisiell opptegnelse over beslutningene som styret tar, diskusjonene som finner sted, og deltakerne på møtet. Protokollen fungerer som et juridisk dokument og et verktøy for å sikre at styrets arbeid dokumenteres og kan gjennomgås ved behov.
Hvorfor er gode styreprotokoller viktige?
Gode styreprotokoller er avgjørende av flere grunner:
1. Dokumentasjon av beslutninger
Protokollene dokumenterer hvilke beslutninger som tas på møtene, og gir en referanse for fremtidige vurderinger og oppfølging. Dette sikrer at beslutningene er godt dokumentert og lett tilgjengelige.
2. Ansvarlighet og transparens
Protokollene viser hvem som deltar i beslutningene og hvordan de tas. Dette gir en klar oversikt over styrets arbeid og fremmer ansvarlighet og åpenhet.
3. Historikk og referanser
Protokollene gir en historisk oversikt over styrets arbeid. De fungerer som en referanse for tidligere beslutninger og er nyttige ved evalueringer og revisjoner.
Hvordan skrive gode styreprotokoller?
For å lage gode styreprotokoller bør du følge noen grunnleggende retningslinjer:
1. Struktur og format
En god styreprotokoll bør ha en klar struktur. Her er en generell mal:
- Dato og tid: Noter når møtet finner sted.
- Sted: Oppgi hvor møtet holdes.
- Tilstedeværelse: List opp hvem som deltar, inkludert fraværende medlemmer.
- Godkjenning av forrige protokoll: Noter om den forrige protokollen godkjennes eller om det er kommentarer.
- Saksliste: Registrer hvilke saker som diskuteres, i rekkefølge.
- Diskusjoner og beslutninger: Oppsummer diskusjonene og dokumenter de endelige beslutningene. Vær spesifikk om hva som besluttes og hvem som er ansvarlig for oppfølging.
- Vedlegg: Referer til vedlegg som deles under møtet, og oppgi hvor de kan finnes.
- Neste møte: Noter datoen for det neste møtet dersom det fastsettes.
2. Vær nøyaktig og objektiv
Dokumenter nøyaktig hva som faktisk sies og besluttes, uten å inkludere subjektive vurderinger. Objektivitet er nøkkelen for å sikre at protokollen gir en korrekt oversikt over møtet.
3. Bruk klare og presise formuleringer
Formuler beslutningene på en tydelig og forståelig måte, slik at det ikke er rom for misforståelser. Spesifiser hva som er besluttet og hva som forventes av de involverte.
4. Ta med alle relevante detaljer
Sørg for å dokumentere alle relevante detaljer, inkludert avstemninger, kommentarer og eventuelle uenigheter. Dette gir en fullstendig oversikt over møtets innhold.
5. Sørg for god lesbarhet
Strukturer protokollen med overskrifter, avsnitt og punktlister for å gjøre den lett å lese og navigere. Dette gjør det enklere for alle å finne den informasjonen de trenger.
Fallgruver å unngå
Når du skriver styreprotokoller, bør du være oppmerksom på følgende fallgruver:
1. Å unnlate å dokumentere viktige beslutninger
Pass på å dokumentere alle viktige beslutninger og diskusjoner. Manglende dokumentasjon kan skape problemer og misforståelser senere.
2. Være for detaljert
Selv om det er viktig å inkludere relevante detaljer, bør du unngå å overfylle protokollen med unødvendig informasjon. Fokuser på det som er viktig for beslutningene.
3. Unngå korrekturfeil
Feil kan skape forvirring og svekke protokollens troverdighet. Sørg for å lese korrektur før protokollen distribueres.
Å lage gode styreprotokoller er en viktig del av styrearbeidet. Ved å følge en strukturert mal, dokumentere beslutningene nøyaktig og unngå vanlige fallgruver, kan du sikre at protokollene gir en tydelig oversikt over styrets arbeid og beslutninger. Gode protokoller bidrar til å organisere styrets arbeid og fungerer som en verdifull referanse for fremtidige møter og evalueringer.
