Styrets rolle i en bedrift er avgjørende for å sikre at virksomheten drives på en forsvarlig måte, både operasjonelt og økonomisk. En av de viktigste oppgavene styret har, er å sikre finansiell kontroll. Finansiell kontroll betyr at styret overvåker og styrer selskapets økonomiske aktiviteter for å sikre at selskapet opererer bærekraftig og i samsvar med lover og forskrifter. Dette er viktig for å opprettholde tillit blant aksjonærer, investorer og andre interessenter.
Hva er finansiell kontroll?
Finansiell kontroll refererer til prosessen med å overvåke, styre og regulere selskapets økonomiske aktiviteter for å sikre at de oppfyller selskapets mål og overholder gjeldende lover. Dette innebærer å ha oversikt over inntekter, utgifter, investeringer, kontantstrøm og gjeld, samt sikre at selskapet har robuste interne kontroller som hindrer svindel, økonomiske misbruk og uregelmessigheter.
For at et selskap skal ha god finansiell kontroll, er det avgjørende at styret spiller en aktiv rolle i å etablere, overvåke og evaluere økonomiske prosesser. Dette gir bedriften stabilitet, reduserer risiko og skaper forutsetninger for vekst og lønnsomhet.
Styrets ansvar for finansiell kontroll
Styret har et overordnet ansvar for selskapets økonomiske situasjon. Dette innebærer at styret må sikre at det finnes tilstrekkelige kontrollmekanismer for å overvåke økonomien og ta nødvendige tiltak for å forhindre problemer. Her er noen av de viktigste ansvarsområdene styret har for å sikre finansiell kontroll:
1. Overvåking av økonomiske rapporter
Styret er ansvarlig for å regelmessig gjennomgå økonomiske rapporter fra ledelsen. Dette inkluderer å gjennomgå selskapets resultatregnskap, balanse og kontantstrømanalyser. Ved å evaluere disse rapportene kan styret få innsikt i selskapets økonomiske helse og identifisere eventuelle problemer tidlig.
Regelmessige møter der styret diskuterer selskapets økonomiske status, er avgjørende for å sikre at selskapet opprettholder god finansiell kontroll. Styret må også sikre at regnskapet er nøyaktig, pålitelig og i samsvar med gjeldende regnskapsstandarder.
2. Oppfølging av budsjett og prognoser
Styret bør være involvert i å godkjenne selskapets budsjett og overvåke at selskapet holder seg innenfor de økonomiske rammene som er satt. Dette innebærer å følge opp om inntektene og utgiftene samsvarer med budsjettet, og om selskapet møter sine økonomiske mål.
I tillegg til budsjettkontroll bør styret også overvåke prognoser og vurdere om de økonomiske forventningene er realistiske. Dette hjelper styret med å sikre at selskapet har tilstrekkelige ressurser til å møte fremtidige forpliktelser og muligheter.
3. Internkontrollsystemer
Styret har ansvar for å sikre at selskapet har effektive internkontrollsystemer som beskytter selskapets ressurser og forebygger feil, misbruk eller svindel. Dette kan inkludere kontrollprosedyrer for godkjenning av utgifter, revisjon av regnskap, separasjon av ansvarsområder og tilgangskontroll til økonomiske systemer.
Styret bør regelmessig vurdere om internkontrollsystemene fungerer som de skal, og gjøre nødvendige justeringer dersom det oppdages svakheter. En sterk internkontroll reduserer risikoen for økonomiske tap og gir selskapet bedre grunnlag for stabil vekst.
4. Risikostyring
Risikostyring er en sentral del av finansiell kontroll. Styret må sørge for at selskapet har en strukturert tilnærming til å identifisere, vurdere og håndtere økonomiske risikoer. Dette inkluderer å overvåke finansielle risikoer som valutarisiko, kreditt- og likviditetsrisiko, samt operasjonelle risikoer som kan påvirke økonomien.
Styret bør sikre at selskapet har robuste risikostyringsprosedyrer og at det utføres regelmessige risikovurderinger for å håndtere endringer i markedet eller selskapets økonomiske situasjon. Dette hjelper med å redusere usikkerhet og beskytte selskapets økonomiske integritet.
5. Revisjon og eksterne kontroller
Styret har ansvar for å påse at selskapets økonomi er gjenstand for uavhengig revisjon. Revisorer spiller en viktig rolle i å vurdere selskapets økonomiske rapporter og internkontrollsystemer, samt gi en objektiv vurdering av selskapets økonomiske situasjon.
Styret må samarbeide tett med revisorer og følge opp eventuelle anbefalinger de gir. En revisjon bidrar til å avdekke svakheter eller uregelmessigheter i selskapets økonomi, og styret må sikre at nødvendige forbedringer blir implementert for å opprettholde finansiell kontroll.
Hvordan kan styret styrke finansiell kontroll i bedriften?
Det finnes flere tiltak styret kan iverksette for å styrke den finansielle kontrollen i bedriften. Her er noen av de viktigste tiltakene:
1. Implementer klare retningslinjer for økonomisk styring
Styret bør sikre at det er tydelige retningslinjer for hvordan selskapets økonomi skal styres. Dette inkluderer prosedyrer for godkjenning av utgifter, rapportering av økonomiske resultater og internkontroll. Klare retningslinjer gjør det lettere å sikre at alle i selskapet forstår hvordan økonomiske beslutninger skal tas og hvilke regler som gjelder.
2. Invester i økonomiske rapporteringsverktøy
Moderne teknologi kan bidra til å forbedre økonomisk kontroll. Styret bør sikre at selskapet bruker pålitelige økonomiske rapporteringssystemer som gir nøyaktige og oppdaterte data. Digitale verktøy kan hjelpe med å automatisere regnskapsføring, spore inntekter og utgifter, og gi oversikt over økonomiske nøkkeltall i sanntid.
3. Bygg en kultur for økonomisk ansvar
Styret bør fremme en kultur for økonomisk ansvar i selskapet. Dette innebærer å oppmuntre til god økonomistyring på alle nivåer i organisasjonen, og sikre at ledere og ansatte har et bevisst forhold til hvordan deres beslutninger påvirker selskapets økonomi.
Ved å skape en kultur der økonomisk ansvarlighet verdsettes, kan selskapet redusere risikoen for økonomiske feilgrep og styrke den finansielle kontrollen.
4. Hold regelmessige styremøter med fokus på økonomi
Regelmessige styremøter der økonomien er i fokus, gir styret muligheten til å følge opp selskapets økonomiske situasjon på en strukturert måte. Styret bør sørge for at økonomiske rapporter gjennomgås nøye, at risikoer diskuteres, og at eventuelle avvik fra budsjettet eller mål blir håndtert raskt.
Hyppige møter hjelper styret med å holde seg oppdatert på selskapets økonomiske helse og gir mulighet til å iverksette nødvendige tiltak for å opprettholde finansiell kontroll.
Styrets rolle i å sikre finansiell kontroll i bedriften er avgjørende for selskapets langsiktige suksess og stabilitet. Gjennom nøye overvåking av økonomiske rapporter, oppfølging av budsjett, implementering av internkontrollsystemer og revisjon, samt god risikostyring, kan styret bidra til at selskapet opprettholder solid finansiell kontroll.
Ved å ta aktive grep for å styrke finansiell kontroll kan styret ikke bare beskytte selskapet mot økonomiske problemer, men også skape en trygg plattform for fremtidig vekst og lønnsomhet. God økonomisk styring er en av de viktigste byggesteinene for en suksessrik virksomhet, og styret spiller en avgjørende rolle i denne prosessen.
