Et godt samarbeid mellom styret og daglig leder er avgjørende for selskapets fremgang. Hvor ofte skal daglig leder rapportere til styret? Dette spørsmålet besvares dels av selskapets behov og dels av styrets ansvar for kontroll og tilsyn. I denne artikkelen utforsker vi rapporteringsfrekvensen, innholdet i rapporteringen, og hvordan en god rapporteringsstruktur kan sikre at styret er godt informert og i stand til å ta strategiske beslutninger.
Rapporteringsansvar og anbefalt frekvens
Ifølge norsk aksjelov har daglig leder et ansvar for å informere styret om selskapets drift, økonomi og risikoer. Generelt er det vanlig at daglig leder rapporterer til styret på hvert styremøte, men rapporteringsfrekvensen kan variere avhengig av selskapets størrelse, sektor og kompleksitet. I mange selskaper er det vanlig med kvartalsvise rapporter, mens andre kan kreve månedlig oppdatering.
Anbefalt frekvens for rapportering er som følger:
- Månedlige rapporter: For selskaper med høy aktivitet eller hvor rask oppfølging er kritisk, kan månedlige rapporter sikre at styret holdes tett oppdatert.
- Kvartalsvise rapporter: Dette er vanlig i mange selskaper og gir styret god oversikt uten at rapporteringen blir for hyppig.
- Ekstraordinær rapportering: Ved spesielle hendelser, kriser eller viktige endringer skal daglig leder kunne innkalle til ekstra rapportering for å informere styret.
Hva bør rapporteringen inneholde?
En effektiv rapport fra daglig leder bør gi styret innsikt i selskapets økonomiske situasjon, driftsstatus og eventuelle utfordringer. God rapportering gir styret et solid beslutningsgrunnlag og kan avdekke risikoer på et tidlig tidspunkt. Følgende elementer er ofte sentrale i daglig leders rapportering:
- Økonomisk status: Dette omfatter selskapets inntekter, kostnader og likviditet, samt sammenligning med budsjett og tidligere perioder.
- Driftsmessige oppdateringer: Informasjon om produksjon, salg, markedsutvikling og kundetilfredshet er viktig for å gi styret et bilde av den daglige driften.
- Risikoanalyse: Eventuelle risikofaktorer og hvordan disse håndteres, bør også inkluderes, spesielt dersom nye risikoer oppstår.
- Strategiske initiativer: Oppdateringer på større prosjekter, endringer i markedet og strategiske beslutninger gir styret oversikt over selskapets utvikling.
Hvorfor er hyppig rapportering viktig?
Hyppig og regelmessig rapportering fra daglig leder gjør at styret har kontroll og oversikt over selskapets utvikling, noe som bidrar til bedre beslutninger og god risikohåndtering. Manglende eller sjelden rapportering kan føre til at styret mister viktige signaler om utfordringer eller muligheter, og kan dermed svekke selskapets langsiktige strategi.
Styret har plikt til å føre tilsyn med selskapets ledelse, og uten jevnlig oppdatering blir denne tilsynsrollen utfordrende. En god rapporteringsfrekvens gir derfor styret mulighet til å oppfylle sitt ansvar og sikre at selskapet drives i henhold til styrets forventninger.
Ekstraordinær rapportering i spesielle situasjoner
Selv om det er viktig med en fast rapporteringsfrekvens, finnes det situasjoner der styret bør oppdateres umiddelbart, selv utenom de vanlige rapportene. Dette gjelder blant annet ved uforutsette hendelser, økonomiske problemer eller endringer i markedet. I slike tilfeller skal daglig leder være tilgjengelig for å informere styret og gi en status på situasjonen.
Eksempler på situasjoner som kan kreve ekstraordinær rapportering:
- Krisehåndtering: Ved krisesituasjoner, som tap av store kunder, bør styret informeres umiddelbart.
- Økonomiske vanskeligheter: Oppstår det økonomiske utfordringer som kan påvirke likviditeten eller oppfyllelsen av forpliktelser, bør styret få informasjon omgående.
- Markedsendringer: Endringer som kan påvirke selskapets strategi, som nye reguleringer eller teknologiskift, bør rapporteres raskt.
Vil du lære mer om styrets informasjonsbehov og tilsynsansvar?
For å sikre en god rapporteringsstruktur mellom daglig leder og styret er det avgjørende med innsikt i styrets informasjonsbehov og krav til tilsyn. Hos Styrekompetanse tilbyr vi styrekurs som gir deg innsikt i styrets roller, krav til rapportering og tilsyn, og hva som kreves av et effektivt samarbeid mellom styret og daglig leder.
Meld deg på i dag for å styrke din styrekompetanse og få innsikt i beste praksis for kommunikasjon mellom styret og ledelsen. Med kurs fra Styrekompetanse får du verktøyene til å bidra til ansvarlig og strukturert styrearbeid.
