Referat fra styremøter er et viktig dokument som gir en formell oversikt over beslutninger, diskusjoner og andre nøkkelpunkter som har blitt behandlet av styret. Men hvem skal ha referat fra styremøte? Fordelingen av referatet må håndteres med hensyn til både lovkrav og selskapets egne retningslinjer. I denne artikkelen går vi gjennom hvem som bør ha tilgang til styrets referater, krav til dokumentasjon, og hvordan selskapet kan sikre at referatene distribueres på en trygg og hensiktsmessig måte.
Formelle krav til referater fra styremøter
I henhold til norsk lov er det et krav at alle styremøter dokumenteres i et referat, eller protokoll, som signeres av alle tilstedeværende styremedlemmer. Dette dokumentet fungerer som en juridisk og formell opptegnelse av de beslutningene styret har fattet. For aksjeselskaper (AS) og allmennaksjeselskaper (ASA) må styret sørge for at referatene oppbevares trygt og tilgjengelig i tilfelle kontroll eller revisjon.
Referatet skal inneholde:
- Beslutninger: En oppsummering av vedtak og beslutninger som styret har fattet under møtet.
- Avstemninger: Eventuelle avstemningsresultater hvis ikke alle styremedlemmer var enige om en beslutning.
- Viktige diskusjoner: Hovedpunkter fra diskusjoner, spesielt hvis de har innvirkning på strategiske eller økonomiske beslutninger.
Hvem skal ha tilgang til referatet?
Styrets referater er konfidensielle dokumenter som kun skal være tilgjengelige for personer som har en formell tilknytning til styrearbeidet. Her er en oversikt over hvem som vanligvis bør ha tilgang til referatet:
- Styremedlemmer: Alle medlemmer av styret skal ha tilgang til referatet for å kunne holde seg oppdatert på beslutninger og saksoppfølging.
- Daglig leder: I de fleste selskaper får daglig leder også tilgang til styrets referat, da dette ofte inneholder strategiske beslutninger som daglig leder skal følge opp.
- Revisor: Selskapets revisor kan be om tilgang til referatene i forbindelse med revisjon og kontroll, spesielt for å verifisere at selskapet følger lover og regler.
Når bør referatet distribueres?
For å sikre at styret og ledelsen kan følge opp beslutningene, bør referatet distribueres så snart det er signert og klart. Dette gjør at daglig leder og styremedlemmer raskt kan sette i gang tiltak basert på vedtakene. Det er også vanlig praksis at referatet sendes ut før neste styremøte, slik at styremedlemmene har tid til å forberede seg og følge opp eventuelle saker.
Konfidensialitet og sikker lagring
Siden referater fra styremøter inneholder sensitiv informasjon, er det viktig at de oppbevares på en sikker måte. Mange selskaper benytter elektroniske løsninger for lagring av styredokumenter som gir kontrollert tilgang og mulighet til å spore endringer. Det anbefales at selskapet har tydelige retningslinjer for konfidensialitet og sikkerhet, spesielt for selskaper der sensitive strategiske eller økonomiske opplysninger diskuteres.
Her er noen tiltak som kan sikre konfidensiell håndtering av referatene:
- Sikker elektronisk lagring: Bruk sikre plattformer som gir tilgangskontroll til de nødvendige personene.
- Begrenset tilgang: Sørg for at kun godkjente personer har tilgang til referatene.
- Avtaler om konfidensialitet: Styremedlemmer og andre med tilgang kan signere taushetserklæringer for å beskytte selskapets informasjon.
Hva med andre ansatte og interessenter?
Referater fra styremøter er vanligvis ikke tilgjengelige for selskapets øvrige ansatte eller eksterne interessenter, med mindre spesifikke beslutninger eller informasjon er ment for allmennheten eller ansatte. Dersom styret tar beslutninger som påvirker selskapets drift eller personalpolitikk, kan daglig leder informere ansatte om dette uten å dele referatet i sin helhet.
Eksempler på informasjon som kan deles videre:
- Endringer i selskapets retningslinjer: Dersom styret vedtar nye retningslinjer som påvirker ansatte, kan daglig leder kommunisere dette uten å dele referatet.
- Strategiske mål: Viktige strategiske beslutninger som påvirker selskapets fremtid kan kommuniseres gjennom interne informasjonsmøter eller nyhetsbrev.
Ønsker du mer innsikt i styrearbeid og dokumentasjon?
Forståelse av styrets ansvar og dokumentasjonskrav er viktig for å sikre at styrearbeidet utføres korrekt og i tråd med lover og beste praksis. Hos Styrekompetanse tilbyr vi styrekurs som gir deg grundig innføring i styrets ansvar, inkludert krav til referater, dokumentasjon og konfidensialitet. Våre kurs passer både for nye og erfarne styremedlemmer som ønsker å styrke sin kompetanse innen styrearbeid.
Meld deg på i dag og bli tryggere i rollen som styremedlem. Styrekompetanse gir deg de verktøyene du trenger for å sikre effektivt, trygt og profesjonelt styrearbeid.
